一、總則

　　為加強公司辦公物品（含生活服務(wù)類物資）采購工作管理，嚴格辦公用品的采購、驗收和保管程序，規(guī)范物資采購過程中的經(jīng)濟行為，提高工作效率，節(jié)約開支，使辦公用品的管理程序化、制度化、標準化，結(jié)合公司的實際情況，特制定本辦法。

　　1、公司辦公物品采購工作實行計劃報批、預(yù)算管理、統(tǒng)一采購制度。

　　2、被列入固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備采購?fù)瑫r應(yīng)執(zhí)行公司固定資產(chǎn)管理制度。

　　3、后勤辦公室是公司（含分公司）辦公物品采購歸口管理部門。

　　二、職責

　　1、總經(jīng)理職責

　�。�1）采購合同的批準；

　�。�2）《物品購置計劃表》的批準；

　　（3）預(yù)算外或緊急物品需求采購的批準；

　　（4）采購付款的批準；

　　2、分管領(lǐng)導(dǎo)職責

　�。�1）對預(yù)算外或緊急物品需求進行審核；

　�。�2）對有關(guān)采購合同進行審查；

　　3、后勤辦公室職責

　�。�1）月度辦公物品采購計劃及預(yù)算編制；

　�。�2）《物品購置計劃表》的審核；

　　（3）長期辦公物品供應(yīng)商家的選定；

　�。�4）牽頭做好有關(guān)辦公物品采購及市場比選工作的組織，按照已批采購計劃組織采購；

　　（5）對采購物品進行發(fā)放、管理或移交申請部門使用、管理；

　　（6）負責組織所采購物資的檢驗和驗收；

　�。�7）監(jiān)督各部門辦公用品的使用情況。

　　4、財務(wù)部職責

　�。�1）月度需求預(yù)算計劃審核；

　�。�2）月度采購付款審核；

　�。�3）提供采購物品所需資金及催辦相關(guān)采購部門及時報帳；

　�。�4）參與相關(guān)所采購物品的驗收和驗證及相關(guān)物資采購招標工作；

　　5、購置部門職責

　�。�1）提報月度物品需求（采購）計劃；

　�。�2）審議采購工作相關(guān)事宜；

　　（3）對有關(guān)月度物品（采購）計劃進行審核確認；

　　（4）參與有關(guān)所采購物品的檢驗或驗證及相關(guān)物資采購招標工作。

　　三、管理內(nèi)容

　　1、分類

　　本采購管理辦法所指辦公物資為：各類辦公設(shè)備、用具、日常用品、耗材；后勤服務(wù)類；消耗性小額物資、低值易耗品；其他非生產(chǎn)類物品。

　　2、計劃與審批

　�。�1）公司月度辦公物資采購計劃及預(yù)算的編制以年度預(yù)算計劃為基礎(chǔ)，月度預(yù)算計劃為依據(jù)，按照需求合理、配置科學、高效節(jié)約的原則進行；

　�。�2）辦公物品計劃分季度需求計劃、月度采購計劃，緊急需求采購三種；公司各部門每月25日前，按預(yù)算要求報下一月度需求計劃；公司月度物品采購計劃由后勤辦公室在當月5日前組織編制；緊急需求及預(yù)算外需求采購經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，由后勤辦公室按照有關(guān)規(guī)定及時組織采購，并納入下一月度采購預(yù)算計劃。分公司季度辦公物品需求計劃每季度末月25日前報公司后勤辦公室備案批準；

　�。�3）各部門購置物品應(yīng)填寫《物品購置計劃表》，經(jīng)后勤辦公室按計劃審核后，報請總經(jīng)理審批確認；特殊物品或急需物品的采購需經(jīng)公司后勤辦公室同意，總經(jīng)理批準后，可由分公司自行購買；

　　（4）辦公用品、福利用品的配置及發(fā)放標準按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，低值易耗品的采購由后勤辦公室根據(jù)各部門的實際工作情況核定后實行定額使用管理。

　　3、采購原則與實施

　　（1）辦公物品采購按照"同等條件、質(zhì)優(yōu)優(yōu)選、價優(yōu)優(yōu)選、近處單位優(yōu)選、老供貨單位優(yōu)選、直接生產(chǎn)商優(yōu)選、信譽好單位優(yōu)選"的方式，綜合考慮"質(zhì)量、價格、交貨期、獸后服務(wù)"四個方面的內(nèi)容，在"重質(zhì)量、遵合同、守信用、看服務(wù)"的前提下，做好辦公物品供應(yīng)商的考察選擇工作。重要辦公物品供應(yīng)商必須具有"資質(zhì)完備、質(zhì)量可靠、誠信度高、服務(wù)周到"等要求；

　�。�2）普通辦公物品采購由后勤辦公室指定專人負責組織實施。對批量小、品種雜的辦公物品通過"定點、定期、定量"采購；對特殊需求物品，經(jīng)市場進行多家同類商品或相關(guān)商品性價比選后，擇優(yōu)選購。

　　（3）公司大宗辦公物品（設(shè)備）采購，適宜招標者應(yīng)首選招標進行/

　　4、采購經(jīng)辦

　�。�1）采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準同意的《物品購置計劃表》后，先核對采購內(nèi)容，查閱有關(guān)資料后，根據(jù)辦公物品需求的緩急程度，參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，預(yù)選相關(guān)供貨商；

　�。�2）采購經(jīng)辦人員對廠商的報價資料進行整理后，應(yīng)深入分析，擬定議價方式及各種有利條件，按照經(jīng)批準的采購方式與供貨商議價；

　�。�3）采購經(jīng)辦人員詢價、議價以及對有關(guān)物品的質(zhì)量、付款方式等內(nèi)容洽談完成后填寫《物品采購購置計劃審批表》，經(jīng)過后勤辦公室主任審核后，報請總經(jīng)理批準同意后進行采購；

　　（4）對需要與供應(yīng)商簽訂《購貨合同》的辦公物品采購，則按合同審批程序經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)審批后再進行采購。

　　5、驗收及領(lǐng)用

　　（1）采購辦公物品到貨后，采購經(jīng)辦人員應(yīng)提請有關(guān)部門和人員對采購物品進行檢驗或驗證。物品經(jīng)檢驗或驗證合格后，采購經(jīng)辦人員應(yīng)按要求填寫《物品驗收單》，并經(jīng)簽字登記后方可入庫或發(fā)放。

　�。�2）后勤辦公室及申購部門要對所采購物品的質(zhì)量標準進行規(guī)范明確，對于經(jīng)檢驗或驗證不合格的采購物品，采購經(jīng)辦人員必須與供貨商協(xié)商，采取退貨、換貨或索賠措施；

　�。�3）各需求部門在物品驗收合格后根據(jù)公司物品分類管理要求辦理領(lǐng)用手續(xù)；普通辦公用品、低值易耗品類，按照相關(guān)規(guī)定，部門直接向后勤辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用；實物資產(chǎn)類，需求部門按照規(guī)定辦理手續(xù)領(lǐng)用后的同時，后勤辦公室應(yīng)設(shè)立實物資產(chǎn)管理臺帳，以準確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀。

　　6、付款方式

　　（1）采購物資為預(yù)付款方式，由采購相關(guān)人員憑《采購合同》或《物品購置計劃審核表》，按照有關(guān)規(guī)定填寫借款單，經(jīng)財務(wù)部及總經(jīng)理審核批準簽字同意后辦理預(yù)付款手續(xù)；

　�。�2）采購物品為除預(yù)付款方式之外的方式付款的，在采購物資到貨后，由相關(guān)采購人員憑《采購合同》或《物品購置計劃審核表》、《物品驗收單》以及購貨發(fā)票，根據(jù)公司財務(wù)報銷的有關(guān)規(guī)定辦理報銷付款手續(xù)。

　　四、采購流程監(jiān)督管理規(guī)定要求

　　公司的采購流程分為日常采購流程和應(yīng)急情況下的采購流程

　　1、日常采購流程

　�。�1）原則上每月月末后勤辦公室向機關(guān)各部門、各分公司下發(fā)經(jīng)營用品、辦公用品購置計劃表，由機關(guān)各部門、各分公司上報月度經(jīng)營用品、辦公用品的使用計劃。

　�。�2）后勤辦公室對機關(guān)各部門、各分公司上報的計劃進行匯總，同時與供貨商聯(lián)系，確定供貨價格，制定《物品購置計劃審核表》。

　�。�3）總經(jīng)理、主管副總、財務(wù)部對后勤辦公室制定的審核表進行審批。

　�。�4）經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準同意后，在公司財務(wù)部支款。

　　（5）后勤辦公室管理人員與各分公司后勤人員共同到供貨點進行入庫、出庫登記，各分公司后勤人員現(xiàn)場將劃撥的經(jīng)營用品、辦公用品領(lǐng)用。

　�。�6）后勤辦公室?guī)旃堋⒏鞣止�司領(lǐng)用人員、現(xiàn)場監(jiān)督人員核實數(shù)量，共同簽字確認。

　�。�7）后勤辦公室采購負責人拿發(fā)票及材料明細到總公司財務(wù)部進行沖銷。

　　2、應(yīng)急情況下采購流程

　　考慮到各分公司日常經(jīng)營中會有緊急維修情況發(fā)生，特擬定相關(guān)應(yīng)急采購流程：

　�。�1）如各市場發(fā)生電氣、水暖、消防設(shè)施突發(fā)性損壞，必須立即進行維修，應(yīng)先由維修人員向分公司經(jīng)理報告損壞情況、原因，并明確所需維修材料。

　�。�2）發(fā)生突發(fā)維修情況，分公司經(jīng)理應(yīng)立即向總經(jīng)理匯報具體情況，分公司經(jīng)總經(jīng)理同意后，可立即組織人員進行維修，維修材料可自行就近采購，同時由分公司綜合管理科科長向總公司后勤辦公室主任報告維修材料等費用支出情況。

　�。�3）如后勤辦公室人員不能到現(xiàn)場查看，在條件允許情況下，維修時需進行現(xiàn)場拍照。

　�。�4）原則上更換的材料不得丟棄，需經(jīng)后勤辦公室人員查看后方可處置。

　�。�5）分公司必須在維修之日起三天內(nèi)，將維修報告上報給總公司，履行維修報批流程手續(xù)。

　　3、日常監(jiān)督管理流程

　�。�1）在分公司領(lǐng)用經(jīng)營用品、辦公用品后，后勤辦公室要每月到分公司核查物品使用情況，建立物品使用管理臺帳，以準確的掌握各分公司物品的使用情況，做好使用記錄。

　�。�2）各分公司在使用物品過程中發(fā)生損壞，不得私自處置損壞物品，需經(jīng)后勤辦公室實際查看后，方可進行以舊換新。

　　五、附則

　　1、本辦法未盡事宜由后勤辦公室負責解釋。

　　2、本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。