為規(guī)范企業(yè)會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，結(jié)合公司的實際工作情況，特制定本制度。

　　一、目的

　　1、實行有效管理，促進(jìn)公司上下的溝通與合作；

　　2、提高公司各單位、各部門執(zhí)行工作目標(biāo)的效率，追蹤各部門工作進(jìn)度；

　　3、集思廣益，提出改進(jìn)性拓展性的工作方案；

　　4、協(xié)調(diào)各單位、各部門的工作方法、工作進(jìn)度、人員及設(shè)備的調(diào)配。

　　二、會議類別

　　根據(jù)公司的企業(yè)性質(zhì)，會議共分為以下幾種類別：

　　1、股份制公司性質(zhì)的會議包括：董事會、監(jiān)事會和股東大會；

　　2、公司經(jīng)營管理性質(zhì)的會議包括：總經(jīng)理辦公會、部門會、職工全體大會；

　　3、公司專項業(yè)務(wù)類別性質(zhì)的會議包括：黨委會、工會職工代表大會等其他專題會。

　　三、會議程序要求及參加人員和會議內(nèi)容

　　1、股份制公司性質(zhì)的董事會、監(jiān)事會、股東大會的召開，按照《公司章程》的規(guī)定程序要求組織實施；

　　2、公司專項業(yè)務(wù)類別的黨委會、職工代表大會等按照按照《黨章》的規(guī)定要求和工會的指定程序召開；其他專題會如：消防安全工作會等由專職部門按照會議程序要求專題組織召開；

　　3、公司經(jīng)營管理性質(zhì)的會議具體程序要求如下：

　　總經(jīng)理辦公會

　�。�1）會議組織：行政辦公室

　　（2）會議主持人：公司總經(jīng)理，總經(jīng)理若因公出差無法主持時，則由副總經(jīng)理或指定公司高級干部代行職權(quán)；

　�。�3）會議參加人：副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、各分公司和機(jī)關(guān)各部門經(jīng)理

　　（4）列席人員：視工作需要，可讓其他有關(guān)人員出席

　　（5）會議內(nèi)容：

　�、俾犎「鞑块T主管對所屬工作的匯報，對完成有困難的工作集體協(xié)商，并尋找解決辦法；

　�、诠ぷ髦谐霈F(xiàn)的問題須及時跟蹤改進(jìn)，對工作的失誤找出原因并及時改正總結(jié)；

　�、厶接懝�司經(jīng)營活動的最佳方案，并對各階段經(jīng)營業(yè)績及時總結(jié)，以達(dá)到整體經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)；

　　④對上期工作總結(jié)，并部署下期工作任務(wù)。

　　（6）會議記錄人：行政辦公室主任（或行政辦文書）

　　部門工作會

　�。�1）會議主持人：部門經(jīng)理（或分公司經(jīng)理）或部門經(jīng)理指定人員

　　（2）會議參加人：部門所有人員（或分公司中層人員）

　�。�3）列席人員：視工作需要，所邀請其他部門人員

　�。�4）會議內(nèi)容：

　�、賲f(xié)調(diào)部門內(nèi)部工作開展，對工作中的問題及時發(fā)現(xiàn)、及時解決；

　�、谒鶎俟ぷ饔羞M(jìn)展難度時，提出幫助請求，并集體討論解決；

　�、勖鞔_部門工作在公司整體經(jīng)營活動中的進(jìn)展?fàn)顩r，及時總結(jié)工作的經(jīng)驗教訓(xùn)并制定下期工作計劃；對上期工作總結(jié)，并部署下期工作任務(wù)。

　�。�6）會議記錄人：各部門的文書（或檔案管理員）

　　公司全體會

　�。�1）會議主持人：公司總經(jīng)理或總經(jīng)理指定人員

　�。�2）會議參加人：公司全體人員

　　（3）列席人員：視工作需要，邀請公司外部人員

　�。�4）會議內(nèi)容：

　�、俟�司運營狀況、日常工作進(jìn)度以及將要采取的重大決策向全體員工宣布，促使上下信息的溝通；

　�、诠�布有關(guān)員工獎勵或懲處措施，以求公開、公正、合理；

　　③對年度重點工作和專項工作安排進(jìn)行總結(jié)和部署。

　�。�6）會議記錄人：行政辦公室主任

　　四、會議的準(zhǔn)備

　　1、所有會議主持人和召集單位與會人員都應(yīng)分別提前做好有關(guān)準(zhǔn)備工作（包括擬好會議通知、議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草稿、落實會場、備好座位、通知與會人等）；

　　2、會議應(yīng)按規(guī)定時間準(zhǔn)時召開，組織會議的部門會前應(yīng)準(zhǔn)備好會議議程及有關(guān)內(nèi)容，并負(fù)責(zé)維護(hù)會議紀(jì)律；

　　3、參會人員準(zhǔn)時參加會議并簽到，準(zhǔn)備好與會議有關(guān)的資料，做好會議記錄，對要求傳達(dá)的會議內(nèi)容要及時進(jìn)行傳達(dá)；

　　4、會議涉及機(jī)密事件，所有與會者要嚴(yán)守保密制度，不得外傳泄密，否則按有關(guān)規(guī)定處理；

　　5、會議形成決議應(yīng)由牽頭部門及時書面通知有關(guān)執(zhí)行部門，并負(fù)責(zé)監(jiān)督落實情況。

　　五、會議記錄

　　1、會議記錄遵照"誰組織、誰記錄"的原則，按照會議類別指定程序的記錄員記錄；如有必要，主持人可根據(jù)本原則及會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員；

　　2、總經(jīng)理辦公會會議記錄應(yīng)在一天內(nèi)整理完畢，送交會議主持人核閱，核閱后應(yīng)復(fù)印分發(fā)各出席人一份，傳閱各出席人，并要求閱者簽字為據(jù)。該份記錄最后傳回主持人，作為下一次會議的重要資料，會議記錄員將上述手續(xù)資料的原始件留存歸檔；

　　部門工作會議各與會人員均應(yīng)記錄會議要點，與本身工作相關(guān)內(nèi)容應(yīng)詳記，以便對日后工作有指導(dǎo)意義；

　　公司全體會會議記錄由行政辦公室主任整理完畢后，先請總經(jīng)理簽字確認(rèn)，然后分發(fā)至各部門及各分公司，以備查詢。

　　六、會議室的管理

　　1、會議室由行政辦公室負(fù)責(zé)管理，各部門如因會議需要使用會議室，須事先向行政辦公室申請，由行政辦公室統(tǒng)籌安排；

　　2、會議室衛(wèi)生由行政辦公室負(fù)責(zé)，在每次會議召開前后均要進(jìn)行衛(wèi)生清掃，并做好日常保潔；

　　3、會議室電子設(shè)備的管理、使用和維護(hù)由專人負(fù)責(zé)，其他人員不得隨意操作，否則造成設(shè)備損壞應(yīng)按價予以賠償。

　　七、附則

　　本制度由總公司行政辦公室負(fù)責(zé)解釋